Au niveau du service sécurité, si le choix est établi de passer sur une main courante électronique, la question peut se poser de s’appuyer sur celle de son prestataire sécurité ou d’investir dans un logiciel du marché.
Réflexions sur les deux approches.
Faire le choix de déléguer à son prestataire
La plupart des prestataires sécurité proposent de mettre en place une main courante électronique dans le cadre des prestations qu’ils réalisent pour le compte de leur client. Cette option présente plusieurs intérêts pour les deux parties.
Pour le client :
- Le client ne se soucie pas de sa mise en œuvre technique et se repose entièrement sur son prestataire pour cela. Il en va ainsi des problématiques informatiques (la plupart du temps cette main courante est installée sur un ou plusieurs ordinateurs du prestataire hors réseau du client) et de la formation des agents (au prestataire de faire le nécessaire pour que ceux-ci soient compétents sur l’outil).
- Les extractions de données sont demandées au prestataire.
- Le coût est noyé dans celui de la prestation et étalé financièrement sur la durée du contrat. L’aspect budgétaire est donc plus facile à gérer.
Pour le prestataire :
- Le prestataire a l’entière maîtrise de son outil et est censé être réactif en cas de souci technique ou de modification de paramétrage
- Il fidélise le client en lui apportant un service et donc une plus-value supplémentaire
- La main courante électronique lui donne a priori une plus grande flexibilité que sa version papier dans la gestion des données qu’elle contient
Mais un certain nombre d’inconvénients sont également identifiables.
Pour le client :
- La dépendance au prestataire est totale pour toute adaptation, paramétrage, extraction de données
- Les données qui sont rendues sont celles que le prestataire veut bien rendre. En d’autres termes, l’exhaustivité n’est pas garantie
- Même si le prestataire assure la fourniture des bases de données au client en fin de contrat, cela pose deux problèmes : ces données ne sont pas forcément exploitables (format de données propriétaire par exemple) et surtout, le client ne conserve pas l’application (qui est généralement propriété du prestataire).
Cela signifie qu’il faut mettre en place un nouvel outil de main courante électronique avec le nouveau contrat, et former les agents sur celui-ci (puisque la majorité d’entre eux va rester en service) - L’outil est indirectement payé plusieurs fois, celui-ci étant impacté dans les coûts du prestataire à chaque nouveau contrat.
- La main courante ayant une valeur juridique, on peut considérer comme inquiétant le fait de la déléguer à son prestataire.
Pour le prestataire :
- Pas réellement d’inconvénient si ce n’est qu’il se doit d’être réactif par rapport aux demandes de son client.
Faire le choix d’être propriétaire de son outil
Il existe plusieurs logiciels de main courante électronique sur le marché. Mettre en place sa propre main courante électronique par le client est un investissement à tous points de vue. Revue des différents impacts de ce choix.
Pour le prestataire :
Obligation de s’impliquer un minimum dans l’outil du client, qu’il ne connaît généralement pas. Il n’est alors plus le maître de l’application et laisse le client se « débrouiller » avec l’exploitation de celle-ci : les questions informatiques, extractions de données, paramétrages, etc... ne sont plus à sa charge.
Pour le client :
Financièrement
Il s’agit d’un investissement financier. L’achat est peut-être plus onéreux au départ (quoi que cela reste à vérifier, le coût de mise en œuvre d’une main courante par le prestataire étant noyé dans les prestations, il n’est pas visible mais pas pour autant négligeable). Mais le retour est fait assez rapidement, souvent sur la valeur d’une durée de contrat prestataire (en moyenne 3 ans). Ensuite, l’outil ne coûte quasiment plus rien si ce n’est ses frais d’entretien (mais ceux-ci existent également indirectement dans le cas du prestataire).
Informatiquement
L’outil que le client met en place est choisi en fonction de ses contraintes informatiques et répond donc parfaitement à ses critères. Du coup, l’outil est diffusable à volonté sur le réseau du client en fonction de ses propres prérequis.
Autonomie
Le client est maître de l’outil, et le paramètre donc à sa volonté, et non selon celle du prestataire. Il a accès aux données en permanence et en fait donc un outil de contrôle et de suivi de son activité. Il construit lui-même les indicateurs de suivi dont il a besoin.
Fonctionnellement
L’outil choisi par le client répond à ses besoins et à son cahier des charges, qu’il peut par ailleurs faire évoluer au fil du temps.
Continuité
L’outil mis en place reste pérenne au fil du temps, quel que soit le prestataire en charge de la sécurité. Le client assure donc la continuité du suivi de l’activité de son service.
Evolutions
L’outil de main courante électronique mis en place par le client est fourni par un fournisseur. Ce dernier a tout intérêt à suivre l’évolution des technologies et des besoins de ses clients. Cela assure que l’outil restera en phase avec le besoin.
Reste un point important dans le choix du fournisseur de la main courante électronique. Ce dernier doit être un éditeur logiciel qui possède en interne la maîtrise de ses prestations et de ses développements.
Il faut donc être vigilant à ce qu’il ne soit en aucun cas un simple revendeur, ni une société qui sous-traite ses développements (et n’a ainsi donc pas la maîtrise technique ni celle de la réactivité).
