La main courante électronique en comparaison avec une main courante papier traditionnelle
Vous savez ce qu’est une main courante papier, dans laquelle vos agents de sécurité font glisser la plume avec plus ou moins d’inspiration pour y peindre de façon indélébile tout événement les impliquant.
La main courante électronique ne change rien à ce principe : tracer l’activité de votre service.
Elle devient cependant un vrai plus car son objectif est de mettre dans les mains de ses utilisateurs des fonctionnalités dont on mesurera la réelle utilité quand il sera question de justifier les actions ou l’activité de vos équipes, en situation de crise ou bien dans le cas d’un simple bilan d’activité.
Pensé aussi bien pour le confort d’utilisation du rédacteur que pour celui qui en exploitera les données, GEMCEL est notre conception de ce que serait la main courante idéale.
Faisons ensemble le tour des bénéfices du logiciel pour voir comment il peut améliorer votre système de traçabilité:
Saisie des informations guidée
Dans les écoles de formation de futur personnel de sécurité, on enseigne la rédaction d’un texte descriptif dans la main courante qui puisse répondre à ces principales questions:
- Qui ?
- Où ?
- Quoi ?
- Quand ?
La difficulté de l’exercice est d’assembler des mots qui expriment un constat le plus clair et lisible possible sans jamais omettre d’information utile.
Dans GEMCEL, tout événement est à décrire dans un formulaire dont vous aurez décidé le contenu.
Ainsi, à l’aide d’un système de questions/réponses, l’agent sait exactement ce qui lui est demandé, il lui suffit simplement de remplir les cases.
Si dans le cas d’un appel pour secours à personne par exemple, vous exigez que le nom et le numéro de l’appelant apparaissent dans la main courante, des champs dédiés seront disponibles et rendus obligatoires pour les enregistrer.
Homogénéisation des saisies
Il n’y a rien de plus pénible qu’essayer de déchiffrer un nom dont les lettres se superposent, griffonné dans un coin de feuille, ou de lire et relire un rapport d’intervention incomplet qui provoque des interrogations…
La rédaction guidée dans GEMCEL vous permet d’obtenir des écrits présentés de façon homogène où figurent les informations de base et celles qui ont une importance pour vous.
Dans l’élaboration des formulaires, nous privilégions les cases à choix multiples et listes déroulantes afin de rendre la saisie efficace, rapide mais surtout uniforme : l’utilisation de ce type de champ permet en effet de donner un sens à l’exploitation des informations enregistrées.
Exploitation statistiques
Rendre la vie agréable aux auteurs des rapports d’événements est une préoccupation légitime mais ce qui devient surtout intéressant pour vous en tant que gestionnaire est de pouvoir synthétiser le contenu de ce que les agents saisissent.
- Comment se répartissent les désincarcérations de personnes bloquées dans un ascenseur par mois et par référence d’appareil l’an dernier?
- Quelle est la progression des alarmes intrusions sur 5 ans pour chaque bâtiment?
- Sur le total des alarmes incendies reçues, combien de départs de feu réels ont été traités par votre service depuis le début d’année?
Ces exemples sont autant de statistiques dont l’extraction serait longue et fastidieuse s’il fallait éplucher page après page votre bon vieux registre papier.
GEMCEL structure les écrits de la main courante en plaçant dans les mêmes cases un même type d’information, ouvrant la possibilité d'afficher vos données de façon cohérente dans des tableaux et graphiques.
Recherche facilitée
Le résultat de cette organisation est une catégorisation naturelle de chaque nouveau rapport.
Elle optimise les recherches en rendant disponibles de nombreux critères de filtre: localisation, période, thème, auteur, mot clé, numéro de rapport, etc…
Vous disposez ainsi d’un moyen simple, précis et ultra rapide de retrouver dans vos archives le rapport de main courante qui déroule la chronologie d’un événement recherché.
Accès à distance
Consulter ou écrire dans la main courante papier nécessite de l’avoir dans ses mains.
GEMCEL est une application intranet déployée dans votre réseau, elle est accessible depuis tout poste qui y est connecté et que vous avez autorisé.
Plusieurs sites ou services distants peuvent partager la même plateforme. En tant qu’administrateur, vous gardez un regard global depuis le même point d’accès.
Cet aspect immatériel renforce aussi la sécurité en rendant possible le stockage et l’archivage, tout en rendant impossible l’accès direct à la base de données par les utilisateurs
